Calcolo costo chilometrico: come quantificare i rimborsi chilometrici ai dipendenti

Come si calcola il costo chilometrico e qual è il trattamento fiscale applicato?

Calcolo costo chilometrico: come quantificare i rimborsi chilometrici ai dipendenti

I dipendenti e professionisti che utilizzano la propria auto o veicolo per svolgere un’attività a favore del datore di lavoro possono chiederne il rimborso.

Parlare di calcolo costo chilometrico, o indennità chilometrica, significa quindi quantificare l’importo dei rimborsi che l’azienda eroga al dipendente per l’utilizzo del proprio veicolo  per lo svolgimento dell’attività lavorativa. Il trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici è una materia complessa disciplinata sia dalla normativa dedicata al reddito d’impresa, sia in quella del reddito di lavoro dipendente.

Per calcolare il costo chilometrico si fa riferimento alle tabelle ufficiali dell’ACI che mette inoltre a disposizione degli utenti un semplice formulario grazie al quale, inseriti dei parametri, si può ottenere l’ammontare dell’indennità dovuta.

I fattori che influiscono sul calcolo costo chilometrico sono i seguenti:
– il modello dell’auto, motociclo, ciclomotore, fuoristrada, autocarro;
– il tipo di alimentazione;
– il tipo di strada percorsa;
– il prezzo dei carburanti;
– i limiti di deducibilità fiscale dal reddito d’impresa delle spese di trasferta.

Tra le varie voci, la più variabile riguarda il costo del carburante che, come sappiamo, varia in base al distributore e fornitore e da regione a regione. Nel calcolo costo chilometrico eseguito tramite l’ACI (le cui tabelle vengono costantemente aggiornate) si fa riferimento al prezzo del carburante (benzina, gasolio e GPL) annunciati mensilmente dal Ministero dello Sviluppo Economico e da Metanauto.
Inseriti i parametri, il costo chilometrico verrà calcolato comprensivo di IVA eccetto per i furgoni per i quali è possibile scegliere anche il calcolo al netto dell’IVA.

Vediamo ora le differenze tra il calcolo costo chilometrico in capo al dipendente e il trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici in capo all’azienda.

Calcolo costo chilometrico in capo al dipendente
Occorre innanzitutto distinguere la trasferta di lavoro all’interno dello stesso comune dalla trasferta al di fuori dal comune in cui si trova la sede di lavoro. Nel primo caso il rimborso percepito è soggetto a tassazione, nel secondo caso l’indennità non è soggetta a tassazione in quanto è previsto il regime di non imponibilità.

Generalmente il rimborso dei costi chilometrici non viene tassato in quanto non va a sommarsi alla remunerazione del dipendente, ma è per l’appunto un rimborso delle spese ‘anticipate’ dallo stesso per conto dell’azienda. Ma secondo quanto riportato dall’art. 49 del Tuir e in base al principio di onnicomprensività dell’art. 51, comma 1, questa massima non viene applicata nel caso in cui l’eccedenza di rimborso per il tragitto concorre alla formazione del reddito di lavoro dipendente imponibile:

“le indennità e i compensi percepiti a carico di terzi dai prestatori di lavoro dipendente per incarichi svolti in relazione a tale qualità, ad esclusione di quelli che per clausola contrattuale devono essere riversati al datore di lavoro e di quelli che per legge devono essere riversati allo Stato”

Il calcolo del costo chilometrico può essere effettuato sulla base dei costi annui di percorrenza proporzionali (correlati cioè al grado di utilizzo del veicolo e che vanno ad includere carburante, pneumatici, manutenzione e riparazione) o non proporzionali (svincolati dal grado di utilizzo dei veicolo  ma che vanno ad includere assicurazione R.C.A., bollo auto).

Per il calcolo costo chilometrico, l’azienda potrà quindi riconoscere solo i costi proporzionali (il cui rimborso è deducibile se il veicolo rientra nella categoria dei 17 cavalli fiscali/benzina o 20 cavalli fiscali/diesel) o includere entrambi distinguendo in riferimento ai costi non proporzionali sia l’utilizzo personale, sia di quello lavorativo.

Calcolo costo chilometrico in capo all’azienda
Come precedentemente accennato, il trattamento fiscale dei rimborsi chilometrici è disciplinato dalla normativa dedicata al reddito d’impresa e dal TUIR in riferimento alle imposte sui redditi di lavoro dipendente.

In capo all’azienda, i rimborsi chilometrici come ammontare deducibile sono fissati per autoveicoli fino a 17 cavalli se benzina e fino a 20 cavalli se diesel. L’eventuale eccedenza tra costi chilometrici effettivi e quelli deducibili è invece ripresa a tassazione.
Il calcolo costo chilometrico include i costi diretti di utilizzo del mezzo (es. carburante), mentre non include altri costi come pedaggi autostradali e parcheggi il cui rimborso viene conteggiato separatamente.

È possibile richiedere il rimborso anche nel caso in cui l’auto sia stata ad esempio noleggiata dal lavoratore a proprio nome.

Per avere maggiori informazioni su qualsiasi altra casistica particolare, non esitate a scriverci! 

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